Quatro melhores práticas para uma coleta de conhecimentos eficaz

Parte dois de uma série de blogs de duas partes sobre coleta de conhecimento. Leia a primeira parte.

O treinamento eficaz desempenha um papel vital no sucesso organizacional e na satisfação dos funcionários. À medida que as empresas se adaptam a ambientes híbridos, o compartilhamento eficaz de conhecimento se tornou cada vez mais importante para que os funcionários possam fazer melhor seu trabalho.

Essa importância é refletida em pesquisas recentes. Um melhor treinamento chegou ao topo da lista dos elementos mais importantes necessários para construir um ambiente híbrido bem-sucedido, de acordo com "From Surviving to Thriving in Hybrid Work: Como a experiência do funcionário define o local de trabalho digital" da HFS Research em parceria com a Unisys. Enquanto 50 por cento dos empregadores classificaram o treinamento como melhor no 1, 56 por cento dos funcionários classificaram-no no 1.

A coleta de conhecimento oferece uma abordagem prática para abordar essa necessidade. Ao capturar sistematicamente informações sobre processos, tarefas e melhores práticas, as organizações podem desenvolver recursos de treinamento robustos. Se você está considerando implementar a coleta de conhecimento em sua organização, pode se perguntar como começar.

A Vice-Presidente do Portfólio de IA da Unisys, Suzanne Taylor, e o Arquiteto de Soluções da Unisys, Dinakaran Sundaresan, defendem que organizações de todos os setores implementem a coleta de conhecimento. Eles oferecem quatro melhores práticas para facilitar consideravelmente o processo.

#1: Colher cedo e com frequência

A coleta de conhecimento pode ser aplicada para capturar conhecimento técnico, especialização em domínio ou conhecimento de negócios. Ele pode ser usado para qualquer função e beneficiar qualquer departamento, divisão ou unidade de negócios em sua organização. E a Dinakaran acredita que esse processo não deve esperar até que um funcionário entregue sua notificação.

"Deve começar muito cedo no processo", disse Dinakaran. "Se uma organização ver que um conhecimento particular que é fundamental para seu negócio está dentro de uma pessoa, não é publicado ou não é compartilhado com outras pessoas, se a pessoa sai ou não importa. Eles devem começar a colher imediatamente. Tudo pode acontecer."

#2: Obtenha assistência da IA Geradora

A IA generativa pode desempenhar um papel importante na assistência ao gerenciamento humano, como criar transcrições automáticas de reuniões gravadas e resumir os destaques como conhecimento. Se você usar notas de voz, pode pedir à IA genérica para resumir ou limpar as notas. Também pode ajudar a capturar o conhecimento dos funcionários. Em particular, a IA genérica pode ajudar a automatizar a coleta de conhecimentos de múltiplas bases de conhecimento e criar bancos de dados on-line das informações coletadas de suas entrevistas com funcionários.

Você pode até usar uma plataforma de bate-papo baseada em IA para reunir o conhecimento das pessoas e criar uma experiência de conversa unificada. Em seguida, quando alguém precisa acessar esse conhecimento, a IA genérica pesquisa de forma inteligente na base de conhecimento, identificando e extraindo as seções e o conteúdo mais relevantes. A IA Gerativa oferece:

• Respostas concisas adaptadas à consulta do usuário.
• Respostas contextualizadas, adaptadas às perguntas específicas e à conversa em andamento.
• Citações e fontes para respostas, facilitando pesquisas adicionais e a coleta de informações.

"Generar IA facilita a descoberta de lacunas de conhecimento dentro da sua organização", disse Suzanne. "Com a IA genérica, você pode analisar documentos existentes e identificar áreas confusas que requerem mais explicações, extrair perguntas de sondagem para funcionários e criar solicitações para agentes de entrevista. Uma vez que o conhecimento é capturado, a IA genérica pode ajudar a criar uma transcrição que se torna um artefato da função de um funcionário em particular."

#3: Priorizar usos para coleta de conhecimento

Embora a implementação da coleta de conhecimento em toda a empresa seja ideal, avalie quais cenários podem ser mais úteis. Dinakaran disse que isso inclui licenças temporárias de funcionários devido a doença, perda familiar ou licença parental. Se você não tiver documentado seu conhecimento e ninguém possuir o mesmo conhecimento, você pode perder tempo atraindo um funcionário temporário. No pior dos casos, os atrasos podem arriscar a satisfação do cliente ou a reputação da marca.

Procure funcionários que estejam na sua organização há muito tempo e aqueles com conhecimento especializado de um produto, iniciativa, comportamento do cliente ou tecnologia. Quando esses especialistas no assunto saem, "é uma grande perda para a organização porque a continuidade dos negócios é interrompida quando essa pessoa está indisponível", disse Dinakaran.

Os indicadores que você precisa para preservar o conhecimento de alguém incluem:

• Somente uma pessoa pode revisar ou aprovar um processo, criando um gargalo. Se essa pessoa saísse por qualquer motivo, ninguém mais saberia como concluir essas etapas.
• Sua capacidade de escalar é limitada pelo nível de conhecimento ou recursos que você tem atualmente dentro da organização.

#4: Deixe o conhecimento guiar suas iniciativas

Depois de coletar o conhecimento, você deve encontrar uma maneira de compartilhá-lo facilmente. Criar um recurso de conhecimento com base em suas conversas com os funcionários pode servir esse objetivo. Para obter resultados ideais, certifique-se de que este recurso inclua:

• Visualizações: Incorporar diagramas, fluxogramas ou outros auxiliares visuais para melhorar a compreensão e a retenção de conhecimento.
• Elementos interativos Use elementos como questionários ou simulações para testar a compreensão do conhecimento dos funcionários.
• Atualizações regulares: Estabelecer um processo para atualizar e atualizar regularmente os recursos de conhecimento para garantir a relevância.

A coleta de conhecimentos tem um valor comercial significativo, além de permitir que você gerencie processos e tarefas de forma eficaz se um funcionário sair. Por exemplo, você pode perceber que a função de uma pessoa pode ser gerenciada por uma ferramenta de tecnologia. Você pode reconhecer que as tarefas de um funcionário estão melhor divididas entre vários funcionários. Você também pode combinar funções depois de obter uma representação precisa do que os funcionários fazem.

Reter conhecimento com a coleta de conhecimentos

Colher conhecimento pode facilitar o treinamento. Colha com frequência para obter os melhores resultados e considere usar IA generativa para ajudar no processo. Seguir essas melhores práticas pode ajudá-lo a priorizar qual conhecimento do funcionário colher primeiro e impulsionar iniciativas de negócios com o que você aprende. Entre em contato com a Unisys se procurar conhecimento especializado sobre como implementar a coleta de conhecimento.