Cuatro prácticas recomendadas para una recopilación de conocimientos eficaz

Parte dos de una serie de blogs de dos partes sobre la recopilación de conocimientos. Lea la parte uno.

Una formación eficaz desempeña un papel vital tanto en el éxito organizativo como en la satisfacción de los empleados. A medida que las empresas se adaptan a los entornos híbridos, el intercambio eficaz de conocimientos se ha vuelto cada vez más importante para que los empleados puedan hacer mejor su trabajo.

Esta importancia se refleja en investigaciones recientes. Una mejor formación encabezó la lista de los elementos más importantes necesarios para construir un entorno híbrido exitoso, según "From Surviving to Thriving in Hybrid Work: Cómo la experiencia de los empleados define el lugar de trabajo digital" de HFS Research en asociación con Unisys. Mientras que el 50 % de los empleadores calificaron como mejor formación, el 56 % de los empleados la calificaron como n.o 1.

La recopilación de conocimientos ofrece un enfoque práctico para abordar esta necesidad. Al capturar sistemáticamente información sobre procesos, tareas y mejores prácticas, las organizaciones pueden desarrollar sólidos recursos de formación. Si está pensando en implementar la recopilación de conocimientos en su organización, es posible que se pregunte cuál es la mejor manera de empezar.

La vicepresidenta de la cartera de IA de Unisys, Suzanne Taylor, y el arquitecto de soluciones de Unisys, Dinakaran Sundaresan, defienden que las organizaciones de todas las industrias implementen la recopilación de conocimientos. Ofrecen cuatro prácticas recomendadas para facilitar considerablemente el proceso.

#1: Cosechar temprano y con frecuencia

La recopilación de conocimientos puede aplicarse para capturar conocimientos técnicos, experiencia en el dominio o conocimientos empresariales. Se puede utilizar para cualquier función y beneficiar a cualquier departamento, división o unidad de negocio de su organización. Y Dinakaran cree que este proceso no debería esperar a que un empleado entregue su notificación.

“Debería empezar muy pronto en el proceso”, dijo Dinakaran. "Si una organización ve que un conocimiento particular que es clave para su negocio está dentro de una persona, no se publica o no se comparte con otras personas, si la persona se va o no importa. Deberían empezar a cosecharla inmediatamente. Todo podría pasar."

#2: Obtenga ayuda de la IA gen.

La IA generativa puede desempeñar un papel importante en la asistencia a la gestión humana, por ejemplo, creando transcripciones automáticas de reuniones grabadas y resumiendo los aspectos destacados como conocimiento. Si utiliza notas de voz, puede pedir a la IA gen. que resuma o limpie las notas. También puede ayudar a capturar los conocimientos de los empleados. En particular, la IA generativa puede ayudar a automatizar la recopilación de conocimientos de múltiples bases de conocimiento y crear bases de datos en línea de los conocimientos recopilados a partir de sus entrevistas con los empleados.

Incluso puedes utilizar una plataforma de chat basada en IA para recopilar los conocimientos de las personas y crear una experiencia de conversación unificada. Luego, cuando alguien necesita acceder a ese conocimiento, la IA gen. busca de forma inteligente en la base de conocimientos, identificando y extrayendo las secciones y el contenido más relevantes. La IA gen. ofrece:

• Respuestas concisas adaptadas a la consulta del usuario.
• Respuestas contextuales, adaptadas a las preguntas específicas y a la conversación en curso.
• Citaciones y fuentes para las respuestas, lo que facilita más investigaciones y la recopilación de información.

“La IA generada hace que sea más fácil descubrir las lagunas de conocimiento dentro de su organización”, dijo Suzanne. "Con la IA generativa, puede analizar documentos existentes e identificar áreas confusas que requieren más explicaciones, extraer preguntas de sondeo para los empleados y crear indicaciones para los agentes de entrevistas. Una vez capturados los conocimientos, la IA generativa puede ayudar a crear una transcripción que se convierta en un artefacto de la función de un empleado en particular."

#3: Priorizar los usos para la recopilación de conocimientos

Aunque la implementación de la recopilación de conocimientos en toda la empresa es óptima, evalúe qué escenarios podrían resultar más útiles. Dinakaran afirmó que esto incluye las vacaciones temporales de los empleados por enfermedad, pérdida familiar o permiso parental. Si no has documentado sus conocimientos y nadie posee los mismos conocimientos, podrías perder tiempo poniendo a un empleado temporal al día. En el peor de los casos, los retrasos podrían poner en riesgo la satisfacción del cliente o la reputación de la marca.

Busque empleados que hayan estado en su organización durante mucho tiempo y aquellos con conocimientos especializados de un producto, iniciativa, comportamiento del cliente o tecnología. Cuando estos expertos en la materia se van, “es una gran pérdida para la organización porque la continuidad del negocio se detiene cuando esa persona no está disponible”, dijo Dinakaran.

Los indicadores que necesitas para preservar el conocimiento de alguien incluyen:

• Solo una persona puede revisar o aprobar un proceso, creando un cuello de botella. Si esa persona se marchara por cualquier motivo, nadie más sabría cómo completar esos pasos.
• Su capacidad para escalar está limitada por el nivel de conocimientos o recursos que tiene actualmente dentro de la organización.

#4: Deje que el conocimiento guíe sus iniciativas

Después de recopilar los conocimientos, debe encontrar una forma de compartirlos fácilmente. La creación de un recurso de conocimiento basado en las conversaciones de sus empleados puede servir para este fin. Para obtener resultados óptimos, asegúrese de que este recurso incluya:

• Visualización: Incorporar diagramas, diagramas de flujo u otras ayudas visuales para mejorar la comprensión y la retención de conocimientos.
• Elementos interactivos: Utilice elementos como cuestionarios o simulaciones para comprobar la comprensión de los conocimientos de los empleados.
• Actualizaciones periódicas: Establecer un proceso para actualizar y refrescar regularmente los recursos de conocimiento para garantizar la relevancia.

La recopilación de conocimientos tiene un valor empresarial significativo, además de permitirle gestionar procesos y tareas de forma eficaz si un empleado se marcha. Por ejemplo, puede darse cuenta de que la función de una persona podría ser gestionada por una herramienta tecnológica en su lugar. Puede reconocer que las tareas de un empleado se distribuyen mejor entre varios empleados. También puede combinar roles después de obtener una representación precisa de lo que hacen los empleados.

Conservar la experiencia con la recopilación de conocimientos

La recopilación de conocimientos puede facilitar la formación. Cosecha con frecuencia para obtener los mejores resultados y considera el uso de la IA generativa para ayudar con el proceso. Seguir estas mejores prácticas puede ayudarle a priorizar qué conocimientos de los empleados recopilar primero e impulsar iniciativas empresariales con lo que aprende. Póngase en contacto con Unisys si busca experiencia en cómo implementar la recopilación de conocimientos.