Vier Best Practices für eine effektive Wissenssammlung

Teil zwei einer zweiteiligen Blog-Reihe zum Thema Wissensgewinnung. Lesen Sie Teil eins.

Effektive Schulungen spielen eine entscheidende Rolle sowohl für den Unternehmenserfolg als auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Da sich Unternehmen an hybride Umgebungen anpassen, wird der effektive Wissensaustausch immer wichtiger, damit Mitarbeiter ihre Arbeit besser erledigen können.

Diese Bedeutung spiegelt sich in der jüngsten Forschung wider. Bessere Schulungen standen ganz oben auf der Liste der wichtigsten Elemente, die für den Aufbau einer erfolgreichen hybriden Umgebung erforderlich sind, laut "From Surviving to Thriving in Hybrid Work: How Employee Experience defines the digital Workplace" von HFS Research in Zusammenarbeit mit Unisys. Während 50 Prozent der Arbeitgeber bessere Schulungen als Nr. 1 bewerteten, bewerten 56 Prozent der Mitarbeiter sie als Nr. 1.

Die Erhebung von Wissen bietet einen praktischen Ansatz, um diesem Bedarf gerecht zu werden. Durch die systematische Erfassung von Informationen über Prozesse, Aufgaben und Best Practices können Unternehmen robuste Schulungsressourcen entwickeln. Wenn Sie über die Implementierung von Knowledge Harvesting in Ihrem Unternehmen nachdenken, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie am besten beginnen können.

Suzanne Taylor, Vice President des KI-Portfolios bei Unisys, und Dinakaran Sundaresan, Solution Architect bei Unisys, befürworten die Implementierung von Knowledge Harvesting in Unternehmen aller Industries. Sie bieten vier Best Practices, um den Prozess erheblich zu erleichtern.

#1: Frühe und häufige Ernte

Knowledge Harvesting kann angewendet werden, um technisches Wissen, Fachwissen oder Geschäftswissen zu erfassen. Sie kann für jede Rolle und jede Abteilung, Abteilung oder Geschäftseinheit in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Und Dinakaran ist der Meinung, dass dieser Prozess nicht darauf warten sollte, dass ein Mitarbeiter seine Kündigung abgibt.

„Es sollte sehr früh im Prozess beginnen“, sagt Dinakaran. "Wenn ein Unternehmen sieht, dass ein bestimmtes Wissen, das für sein Geschäft von entscheidender Bedeutung ist, innerhalb einer Person liegt, nicht veröffentlicht oder nicht mit anderen Personen geteilt wird, ist es egal, ob die Person verlässt oder nicht. Sie sollten sofort mit der Ernte beginnen. Alles kann passieren."

#2: Lassen Sie sich von Gen-KI unterstützen

Generative KI kann eine große Rolle bei der Unterstützung des menschlichen Managements spielen, z. B. indem sie automatische Protokolle von aufgezeichneten Meetings erstellt und die Highlights als Wissen zusammenfasst. Wenn Sie Sprachnotizen verwenden, können Sie die generative KI bitten, die Notizen zusammenzufassen oder zu bereinigen. Es kann auch dazu beitragen, das Wissen der Mitarbeiter zu erfassen. Insbesondere kann Gen-KI dazu beitragen, die Sammlung von Wissen aus mehreren Wissensdatenbanken zu automatisieren und Online-Datenbanken mit den Erkenntnissen zu erstellen, die aus Ihren Mitarbeitergesprächen gewonnen wurden.

Sie können sogar eine KI-gesteuerte Chat-Plattform verwenden, um das Wissen der Menschen zu sammeln und ein einheitliches Gesprächserlebnis zu schaffen. Wenn dann jemand auf dieses Wissen zugreifen muss, durchsucht Gen-KI intelligent die Wissensdatenbank und identifiziert und extrahiert die relevantesten Abschnitte und Inhalte. Gen AI bietet:

• Prägnante Antworten, die auf die Anfrage des Nutzers zugeschnitten sind.
• Kontextbewusste Antworten, maßgeschneiderte Antworten auf die spezifischen Fragen und das laufende Gespräch.
• Zitate und Quellen für Antworten, die weitere Forschung und Informationserhebung erleichtern.

„Gen KI macht es einfacher, Wissenslücken in Ihrem Unternehmen aufzudecken“, sagt Suzanne. "Mit Gen-KI können Sie bestehende Dokumente analysieren und verwirrende Bereiche identifizieren, die weiterer Erklärung bedürfen, Sondierungsfragen für Mitarbeiter extrahieren und Prompts für Interviewagenten erstellen. Sobald das Wissen erfasst ist, kann Gen-KI dazu beitragen, ein Transkript zu erstellen, das zu einem Artefakt der Rolle eines bestimmten Mitarbeiters wird."

#3: Priorisierung der Nutzung für die Wissensgewinnung

Während die Implementierung der Erhebung von Wissen im gesamten Unternehmen optimal ist, bewerten Sie, welche Szenarien sich am nützlichsten erweisen könnten. Dinakaran sagte, dass dies befristeten Urlaub von Mitarbeitern aufgrund von Krankheit, Familienverlust oder Elternzeit umfasst. Wenn Sie ihr Wissen nicht dokumentiert haben und niemand über das gleiche Wissen verfügt, könnten Sie Zeit verlieren, um einen Zeitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Im schlimmsten Fall könnten Verzögerungen die Kundenzufriedenheit oder den Ruf der Marke gefährden.

Suchen Sie nach Mitarbeitern, die schon lange in Ihrem Unternehmen tätig sind, und nach Mitarbeitern mit Fachwissen über ein Produkt, eine Initiative, ein Kundenverhalten oder eine Technologie. Wenn diese Fachexperten das Unternehmen verlassen, „ist dies ein großer Verlust für das Unternehmen, da die Geschäftskontinuität unterbrochen wird, wenn diese Person nicht verfügbar ist“, sagt Dinakaran.

Zu den Indikatoren, die Sie benötigen, um das Wissen einer Person zu erhalten, gehören:

• Nur eine Person kann einen Prozess überprüfen oder genehmigen, wodurch ein Engpass entsteht. Wenn diese Person aus irgendeinem Grund weggegangen wäre, wüsste niemand mehr, wie diese Schritte durchzuführen sind.
• Ihre Fähigkeit zur Skalierung ist durch das Wissensniveau oder die Ressourcen begrenzt, über die Sie derzeit innerhalb des Unternehmens verfügen.

#4: Lassen Sie sich von Wissen leiten

Nachdem Sie das Wissen gesammelt haben, müssen Sie einen Weg finden, es einfach weiterzugeben. Die Erstellung eines Wissenswerts auf der Grundlage Ihrer Mitarbeitergespräche kann diesem Zweck dienen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass diese Anlage Folgendes enthält:

• Visualisierung: Bauen Sie Diagramme, Flussdiagramme oder andere visuelle Hilfsmittel ein, um das Verständnis und den Wissenserhalt zu verbessern.
• Interaktionselemente: Nutzen Sie Elemente wie Quizze oder Simulationen, um das Wissensverständnis der Mitarbeiter zu testen.
• Regelmäßige Updates: Etablieren Sie einen Prozess zur regelmäßigen Aktualisierung und Auffrischung von Wissensressourcen, um die Relevanz sicherzustellen.

Die Erfassung von Wissen bietet nicht nur einen erheblichen Geschäftswert, sondern ermöglicht Ihnen auch, Prozesse und Aufgaben effektiv zu verwalten, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. Beispielsweise können Sie feststellen, dass die Rolle einer Person stattdessen von einem Technologietool übernommen werden könnte. Sie erkennen vielleicht, dass die Aufgaben eines Mitarbeiters besser auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind. Sie können auch Rollen kombinieren, nachdem Sie ein genaues Bild davon erhalten haben, was die Mitarbeiter tun.

Bindung von Fachwissen durch Wissensgewinnung

Wissen sammeln kann die Schulung erleichtern. Ernten Sie häufig, um die besten Ergebnisse zu erzielen, und ziehen Sie den Einsatz generativer KI in Betracht, um den Prozess zu unterstützen. Die Befolgung dieser Best Practices kann Ihnen dabei helfen, das Wissen der Mitarbeiter zu priorisieren, das Sie zuerst sammeln müssen, und mit dem, was Sie lernen, Geschäftsinitiativen voranzutreiben. Wenden Sie sich an Unisys, wenn Sie Fachwissen zur Implementierung von Knowledge Harvesting suchen.